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最終更新日 2024.11.1
インターネットやSNSの普及により、社内情報の漏洩が問題となるケースが近年頻繁に見受けられます。
社内情報の漏洩が起こると、企業は信頼を失い、ブランドイメージの低下は避けられません。売上の減少や、採用活動に影響が出るなど企業の衰退の大きな要因になり得るため、しっかりと対策を打つ必要があります。
この記事では、社内情報の漏洩が引き起こす問題や社内情報漏洩の原因などを紹介し、企業において行うべき対策まで解説していきます。
社内情報漏洩を未然に防ぎ、万が一漏洩しても落ち着いた対応ができるよう今一度対策を検討してみましょう。
なお、社内の情報漏洩リスクを防止したい方は、WEB監視ツールをご利用ください。
社内情報漏洩が引き起こすリスクと問題
社内情報が漏洩すると社会的信用を失う、損害賠償請求を受けるなどさまざまな問題が引き起こされます。漏洩した情報を悪用され、二次被害を受けるケースもあるので情報の取り扱いには慎重を期す必要があります。
以下のようなリスクが問題がありえます。
ここからは具体的に解説していきます。
社会的信用を失う
個人情報や機密情報が漏れると企業の社会的信用を大きく損なうリスクがあります。
情報管理が不十分な企業という印象がつき、SNSなどで急速に拡散されると企業の信頼性やブランドイメージが大きく低下するおそれがあります。契約解除、新規顧客の獲得が難しくなる、売上の低下、株価の下落などの悪影響が出るでしょう。
企業は、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策を徹底し、万が一社内情報の漏洩が発生した場合も迅速かつ適切な対応を行うことが求められます。
顧客から損害賠償請求を受ける
重大な情報漏洩が起きた場合、顧客から多額の損害賠償請求を受けるリスクがあります。損害賠償請求が認められると、企業は多額の賠償金を支払う必要があり、経済的に大きな打撃を受けます。
また、訴訟が長引くと、法的費用や時間の浪費が生じ、企業の経営に悪影響を及ぼします。さらに、こうした法的トラブルは企業の評判をさらに悪化させ、顧客離れを加速させる因子となる可能性があります。
企業は、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるために、適切なデータ管理とセキュリティ対策を講じることが重要です。
Webサイトや管理システムを攻撃される
情報漏洩は、Webサイトや管理システムへの攻撃を招くリスクを高めます。
漏洩した情報が悪意のある第三者に渡ると、それを利用して企業のシステムに不正アクセスを試みる可能性があります。特にパスワードやユーザーIDなどの認証情報が漏洩した場合、サイバー攻撃者はその情報を利用してシステムに侵入し、さらに情報を盗み出したり、システムを破壊したりするなどの二次被害につながるおそれがあります。
サイバー攻撃を受けると企業の業務が停止したり、顧客データが消失したりするなど深刻な被害が発生する可能性があるため、対策が必要です。
システムへの不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策を強化し、定期的な監視と脆弱性のチェックを行う必要があるでしょう。
社内情報の漏洩が起きる原因とは
社内情報の漏洩が起きる原因は、ヒューマンエラー、外部からの攻撃、内部不正などさまざまです。
社内情報が漏洩する主な原因は以下の通りです。
これらについて詳しく解説していきます。
社外での端末の置き忘れや紛失
社外での端末の置き忘れや紛失は、情報漏洩の大きな原因の一つです。
特にリモートワークが増え、社用のノートパソコンやスマートフォンなどの携帯端末が外部に持ち出される機会が増えたことも情報漏洩を助長しています。
社用端末には、機密情報や個人情報が保存されている場合が多いため、特に注意が必要です。USB端末の紛失による漏洩事例もあるため、端末や情報の持ち出しルールについて詳細に定めておく必要があります。
ヒューマンエラーを完全に無くすことは難しいものの、対策が必要なことは間違いありません。
具体的な対策としては、端末の暗号化や2段階認証の導入などが有効といえるでしょう。また、従業員に対する教育を通じて、端末の取り扱いに関する意識を高めることも重要です。
メールなどの誤送信
メールの誤送信は、情報漏洩の大きな原因となります。
特にTo、Cc、Bccの送信設定ミスによって、外部の第三者など意図しない相手に機密情報が送信されるケースが多く見られます。メールは手軽に情報を送信できる便利なツールですが、その手軽さが誤送信のリスクを高めています。
対策としては、送信前のダブルチェック、誤送信防止機能の活用、機密情報の送信には専用のファイル転送サービスを利用することなどが挙げられます。また、メールの取り扱いに関するガイドラインを設け、従業員に周知徹底することも重要です。
従業員SNSからの漏洩
従業員の個人SNS利用による情報漏洩も、企業にとって大きなリスクとなっています。
リモートワークなどで仕事用パソコンと私用パソコンを併用することによっても漏洩リスクが高まります。SNSは情報の拡散力が強く、一度漏洩した情報は瞬く間に広がってしまうため特に注意が必要です。
従業員が無意識に職場の情報を投稿してしまうケースや、SNS上での不適切な発言が原因で情報が漏洩することがあります。定期的な教育や研修を通じて、SNS利用に関するリテラシーを高めることが重要です。
外部からの攻撃
外部からのサイバー攻撃や不正アクセスは、情報漏洩の主な原因のひとつです。
企業のネットワークやシステムに侵入し、機密情報を盗み出すことを目的としています。対策としては、セキュリティソフトの導入、ファイアウォールの設置などが有効です。
従業員に対しては不用意にポップアップを開かない、不明なソフトウェアをダウンロードしないなどの教育が必要です。
内部不正
外部に対するセキュリティ対策は十分に行われていても、内部セキュリティは不十分である場合があります。
内部不正は、企業内部の従業員や関係者が意図的または無意識に情報を持ち出すことによって発生します。
現状の待遇に不満を持っている従業員や退職者が悪意を持って漏洩させる場合もあるので対策が必要です。アクセス権限の適正管理や操作ログの監視などが有効です。
社内情報漏洩の事例
社内情報が漏洩し、問題となった事例を紹介します。実際の事例から社内情報漏洩が発生した原因や経緯を学び、今後の対策の参考にしてください。
自動車メーカーサーバーへの不正アクセスによる個人情報流出
2023年9月、大手自動車メーカーのサーバーが外部からの不正アクセスを受け、同社が保有する社員、グループ企業、取引先担当者など10万件余りの個人情報が流出する事件が発生しました。
氏名、電話番号、メールアドレスなどに加え、会社システムのユーザーIDやパスワードなどが流出したとされています。
不正アクセスは会社に設置したサーバーの脆弱性が原因とされており、再発防止策としてキュリティ体制の改善、Webサイトやネットワークの監視体制強化に取り組むとの声明を発表しています。
大手通信会社の内部不正による顧客情報流出
2023年10月、大手通信会社にてコールセンター用システムの保守運用を担当する元派遣社員が約900万件の顧客情報を不正に持ち出し、流出させていたことが発覚しました。
元派遣社員は、システムの管理アカウントを用いてデータが保存されるサーバーにアクセスし、氏名、住所、電話番号などの個人情報が含まれた34個のファイルデータをコピーし、私物のUSBメモリを使用して外部に持ち出したとのことです。情報のなかにはクレジットカード情報も含まれていました。
盗んだ個人情報を東京の名簿業者にメールで送り、過去に2,000万円以上の利益を得ていたと考えられています。
自らの利益のために社内情報を不正に漏洩した悪質なケースといえるでしょう。
インフラ会社におけるメール誤送信による個人情報流出
2022年4月、ガスを扱うインフラ企業が顧客情報を含むメールを外部に送信し、約12,000名分の個人情報が流出する事件が発生しました。
同社によると、業務委託先の保安取引会社に、緊急時の業務委託に関わるメール送信した際に誤って業務委託と無関係の顧客情報が含まれたエクセルファイルを添付したとのことです。流出した情報のなかには、顧客の氏名、住所、電話番号が記載されていました。
再発防止対策として今後はメールの送信時の複数名チェック、従業員へのセキュリティ教育の強化などを行うと説明しました。
社内情報の漏洩を防ぐための対策
社内情報の漏洩を防ぐためには、情報管理に関するルールの制定や、定期的な研修会の開催などの対策が必要不可欠です。自社の状況に照らし合わせて適切な対策を講じましょう。
主な対策は以下の通りです。
それぞれについて具体的に解説します。
情報管理に関するルールの制定と周知徹底
情報漏洩を防ぐためには、まず情報管理に関するルールを明確に制定し、全社員に周知徹底することが重要です。
ルールの制定は、情報の分類、収集、保管、利用、廃棄に至るまでのプロセスを明確にし、責任者を設定することから始まります。情報管理の責任を明確にし、いざというときにスムーズに対応できるように業務フローに組み込むことが求められます。
定期的にルールの適用状況を確認し、必要に応じて見直すことで、よりよい管理体制の構築を目指しましょう。
従業員のリテラシーを高める研修会の定期実施
情報漏洩のリスクを低減するためには、従業員の情報セキュリティに関するリテラシーを高めることが不可欠です。
定期的に研修会を実施し、情報管理の重要性や具体的なセキュリティ対策について教育することが重要です。漏洩した場合に罪に問われる可能性があるなど具体的なリスクも伝え、危機意識を高める必要があります。
研修では、フィッシングメールの見分け方やSNSでの情報発信のリスクなどイメージしやすいよう実践的な内容を取り入れることが重要です。企業内だけでなく、個人のSNSから情報漏洩するケースもあることを伝え、日常から企業の一員として責任のある行動を取るよう注意しましょう。
アクセス権限や持ち出し可能な情報の範囲を限定
情報漏洩を防ぐためには、情報へのアクセス権限を厳格に管理し、持ち出し可能な情報の範囲を限定することが重要です。
アクセス権限は、業務に必要な範囲に限定し、不要な情報へのアクセスを防ぐことで、内部不正のリスクを低減します。退職者のアクセス権限についても迅速に削除しましょう。
リモートワークでは社用パソコンのみを使う、データの暗号化を行うなどの対策も必要です。
セキュリティを高めるソフト、ツールの導入
情報漏洩を防ぐためには、セキュリティを高めるためのソフトウェアやツールの導入が不可欠です。
ファイアウォールやウイルス対策ソフトの導入はもちろん、不正アクセス検知システムやデータ暗号化ツールの活用も効果的です。さらに、二段階認証やワンタイムパスワードなどの強固な認証方式を採用することで、情報への不正アクセスを未然に防げます。
複数のセキュリティ対策を組み合わせることで、情報漏洩のリスクを大幅に減少させられるでしょう。
テレワーク環境での社内情報の漏洩を防ぐ方法
コロナの影響でテレワークを実施する企業が増え、働き方が多様化しています。生産性の向上や、柔軟な働き方が可能になるなどメリットが多いものの、情報漏洩の観点ではリスクが高まったともいえます。
テレワークを実施している企業においては、情報漏洩を防ぐための対策を検討する必要があります。
主な防止策としては、以下のようなものが挙げられます。
テレワークに関するルールの整備
テレワーク環境での情報漏洩を防ぐためには、まず明確なルールの整備が不可欠です。
企業は、テレワークにおける情報取り扱いのガイドラインを策定し、従業員に周知徹底する必要があります。
具体的には、個人情報や機密情報の取り扱いに関する規定、デバイスの使用に関するルール、データの保存や共有に関する手順などの明文化が必要です。自宅以外の場所では行わない、社用パソコンのみを用いるなどシンプルでわかりやすいルールを定めるとよいでしょう。
また、定期的な研修を通じて、従業員がこれらのルールを理解し、実践できるようにすることも重要です。ルールの整備は、情報漏洩リスクを減少させ、安心してテレワークを実施するための基盤となります。
従業員の作業、アクセスログを記録
テレワーク環境では、従業員の作業やアクセスログを記録することが、情報漏洩防止に役立ちます。
誰がいつどの情報にアクセスしたかを追跡するための重要な手段といえます。ログ管理システムを導入し、定期的に調査を行うことで、セキュリティの強化を図りましょう。
ログの記録により、不正アクセスや情報漏洩の兆候を早期に発見し、迅速に対応することが可能になります。
ログを分析することで業務プロセスやルールの改善にも活かせます。従業員に危機管理意識を持たせる効果も期待できるでしょう。
2段階認証などのセキュリティ面向上
テレワーク環境のセキュリティを強化するためには、2段階認証の導入が効果的です。
2段階認証はパスワードに加えて、追加の認証手段を用いることで、不正アクセスを防ぐ仕組みです。パスワードが漏洩した場合でも、第三者による不正ログインを防ぐことができます。
さらに、VPNの使用、データの暗号化、ファイアウォールの強化など複数の対策を組み合わせて実施することで、よりセキュリティレベルを向上させられます。
従業員が社内情報を漏洩した場合の対処法
万が一従業員が社内情報を漏洩させた場合の対処法について解説します。
主に以下のような対処法が考えられます。
ここから、詳細に解説します。
懲戒処分
社内情報の漏洩は、企業にとって重大なリスクを伴う行為であり、従業員に対する懲戒処分が必要となる場合があります。
懲戒処分は、情報漏洩の故意性、過失の程度、漏洩した情報の重要性、企業に与えた損害の大きさなどを考慮して決定されます。最も重い処分としては懲戒解雇があり、特に悪質な場合には退職金の不支給の検討が必要なケースもあります。
ただし、懲戒処分を行う際には、事実関係の調査や証拠の収集が重要であり、合理的かつ社会通念上相当な理由が求められます。また、就業規則の懲戒自事由に守秘義務違反について記されている必要があります。
どのような処分を下すかは弁護士など専門家に相談しながら決定しましょう。
損害賠償請求
情報漏洩によって企業が被った損害に対して、従業員に損害賠償を請求することも可能です。
損害賠償請求は、漏洩によって具体的な損害が発生した場合に行われ、漏洩した原因などによっても適した請求額が変わるため、弁護士に相談しながら決定する必要があります。
過去の判例では、漏洩した情報の種類や漏洩の影響範囲に応じて、賠償額が決定されています。損害賠償請求を行う際には、秘密保持契約の存在や情報漏洩による損害の証拠が重要となるでしょう。
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